​昆明市明信公证处:钉钉把最难的工作从10天缩短至1小时,没有它我们不知所措

中华网   2017-08-31 17:10:42
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已经61岁的云南昆明市明信公证处,在全国公证行业有着悠远的发展历史以及行业表率模式。它倡导的“公证综合法律服务”的理念被称为“昆明模式”影响着全国许多公证同行;他们借助钉钉大力推进无纸化办公工作方式,成为整个行业成为学习楷模。如今,他们期待在钉钉上实现工作的高效工作,充分沟通,亲密协同。

以人为本,从单一公证到综合法律服务引众多同行学习

1956年,昆明市明信公证处成立,从开始时候的5个人发展至今已经达到近300名员工、拥有55名公证员的规模,这样的公证处规模在全国公证行业都排名前列。“以人为本,以法为准”,60余年来,明信公证处一直坚持人性化和法制化的处训,以人们的法律需求为出发点,为广大百姓提供专业化服务内容。自从2006年《中华人民共和国公证法》颁布以来,明信公证处又与时俱进地探索和创新,将以往简单、机械化的公证工作,拓展至综合法律服务,构建了以不动产、商事、家事为主要内容的公证综合法律服务体系。这种工作业务的拓展获得了上海、成都、哈尔滨等地多家公证处的借鉴和学习,明信公证处的工作方式也被称为“昆明模式”,在全国领域都获得了认可与称赞。

“勿以善小而不为”,明信公证处处务会委员李全息认为,企业信息化需要贯彻在日常办公的点点滴滴之中。特别是在2016年使用钉钉后,明信公证处就成为了钉钉的“免费推广者”。鼓励明信公证处所有职员使用钉钉工作,在全国3000多家公证处行业群内,积极、耐心地推荐钉钉如何让办公效率提升。

302人都用钉钉,几乎取代OA成首选办公工具

在谈到钉钉给企业带来的帮助的时候,明信公证处职员王丽萍女士非常热情且坦率,“我们现在都在钉钉上面工作,甚至离开它有点寸步难行了”。在明信公证处的302人钉钉群里,大家都在使用着钉钉的各种功能,据王丽萍介绍,所有人都在用考勤、审批、电话会议、聊天、DING等功能。管理者比如自己负责后勤等方面工作,还经常使用日志、工资条、智能报表等。“钉钉几乎可以取代OA了,以前不能用、不敢想的功能,如今都在钉钉上实现了。现在每天不打开钉钉,都有些不知所措了”。王丽萍称,目前自己的工作还是会结合OA与钉钉等办公软件一起使用,她期待未来只使用钉钉来办公。

公证核实钉钉让10天变成1小时,提升效率50%以上

公证行业最大的痛点是公证书核实工作。王丽萍介绍,公证处需要认真对待每一份公证书,并率先做好信息的核实工作。但是,以往的信息核实大部分时间都浪费在查找相关单位信息,跟相应联系人去沟通上,不论是电话核实,发快递文件去确认信息真实性等,都非常浪费时间。原来最多需要花费一周甚至10多天去核实信息的过程,现在只需要不到1小时就可以完成了。在钉钉上找到相关单位和联系人非常方便,不论是给他留言、电话还是DING,都非常准确而且高效。王丽萍说,如果所有同行都能使用钉钉,将把以往的工作效率提升50%以上。

此前,一篇《想要公证书核实变得简单吗?找钉钉啊!!》文章很多公证行业同行赞赏。

明信公证处主任段伟也谈到了钉钉对公证信息核实的改变是巨大的,“对公证行业而言,公证书核实是非常重要但又异常麻烦的事情,全国各地近3000家公证处,由于办公电话、场所等的变更,难以形成稳定、有效、全面的联络方式,钉钉的出现使行业通讯录成为可能。目前,已有约1000家公证处享受了钉钉带来的公证书核实便利”。

希望全国公证行业都使用钉钉,高效沟通交流

王丽萍称,目前公证行业使用钉钉有三类:第一核实公证书,借助钉钉能够快速找到当地公证处进行联系,但全国3000多家公证处目前还没有完全入驻到钉钉,她非常迫切地希望所有公证同行都能在钉钉上办公,这样彼此核实信息非常方便。

第二,理论、案例的交流。公证行业需要与时俱进,应对社会发展所产生的任何复杂情况,提供公证以及法律帮助。为此,明信公证处倡导成立了拉丁鹰公证研究会——一家以该处青年公证员为主,并邀请同城公证处的优秀公证员参加的自律组织。现任拉丁鹰公证研究会秘书长李全息表示,建立钉钉全员群之后,我们确定了几名有理论功底和办证经验,同时又有奉献精神的公证员对钉群进行管理,群中成员每天发到群中的业务咨询,都会及时得到解答,其他群员也可以从中学习。除了业务咨询,管理员也会及时将一些行业动态、政策法规、办证指引、理论文章等发到群里,群内学习、交流的氛围非常好。

第三,公证风险防控。社会上发生了哪些事情,不法分子如何利用漏洞来作案,可能会造成公证方面的哪些风险,这些都需要公证人员及时了解,提升专业判断和处理能力。在钉钉上大家可以彼此分享,讨论如何应对,为更多人提供参考和借鉴。

王丽萍称,明信公证处一直在积极推进无纸化办公方式,很早就引进了先进的办公软件和工具,但在日常工作中,有些依然无法无纸化工作。自从使用了钉钉,她感觉,这种无纸化办公趋势明显得到了提升。如果将之推广到整个行业,将会进一步加快公证信息化步伐,也会为公证行业的高效协同提供更好的帮助。

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